09/08/2008

ACP (3): Le décompte individuel

Un extrait de l'avis N° 22 de la Commission de la protection de la vie privée (section D.2):


D.2 La communication par le syndic à l’ensemble des membres de l'association des copropriétaires du compte de chaque copropriétaire


31.
L’article 4 de la LVP dispose que les données à caractère personnel doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont obtenues et pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement.

32.
Pour mener à bonne fin l’établissement des décomptes entre copropriétaires, le syndic doit établir soit un tableau de répartition des frais entre copropriétaires, soit un relevé individuel des frais à répartir. En pratique, les méthodes de travail varient d’un syndic à l’autre. La question essentielle est de savoir si les décomptes présentés en assemblée générale peuvent permettre d’identifier la personne concernée (le copropriétaire, éventuellement, son locataire) ou non.

33.
La Commission rappelle que la référence d’un appartement ou lot peut suffire pour que les données traitées soient des données à caractère personnel (cf. article 1er, § 1er de la LVP) dès lors que la personne physique concernée est identifiable.

34.
Observations :
-
il faut ramener la question à sa juste portée : les statuts de l'immeuble indivis attribuent à chaque lot ou à chaque type de lots une quotité dans l'indivision. Le règlement de copropriété se réfère à ces quotes-parts pour la répartition des charges communes. D'autres dépenses (dites privatives) se répartissent soit totalement soit de manière mixte4 sur la base de décompteurs individuels. Il peut s'agir des consommations d'eau chaude ou d'eau froide, des frais de chauffage lorsque ces fournitures sont distribuées par la copropriété.
-
la Commission considère que les dépenses et frais répartis en fonction des quotités ne posent pas problème, car inhérentes à l'indivision (charges communes), en ce que, même si elles n'étaient pas présentées réparties entre les lots, la répartition peut aisément se réaliser au regard des quotités de chaque lot dans l'indivision.


35.
En réalité, donc, la question concerne surtout les dépenses privatives et l'état de la dette de chacun à l'égard de la copropriété.


36.
Dans la pratique, certains syndics présentent l'ensemble des décomptes nominatifs, d’autres anonymisent les informations présentées à l'assemblée générale, et ne communiquent à chacun des copropriétaires que son compte personnel.


37.
La finalité de cette communication est, notamment, de permettre l’approbation de la comptabilité tenue par le syndic, mais aussi de pouvoir contester éventuellement le calcul effectué, le mode de répartition ou les règles de gestion si les comptes présentés faisaient apparaître des pratiques de consommation problématiques.


38.
La Commission considère qu’il faut partir du principe que le droit de l’assemblée générale quant à l’approbation et au contrôle de l’administration des fonds et de la gestion s’exerce nécessairement dans toute sa plénitude, en ce compris au vu l’état de la situation financière de chacun des copropriétaires au regard de la copropriété.


39.
Etant donné :
-
que le syndic est personnellement responsable de sa gestion et doit rendre compte de sa gestion à l’assemblée générale auprès de laquelle il sollicite sa décharge,
-
que la suspicion manifestée par certains copropriétaires à l’égard du syndic et même à l'encontre d'autres copropriétaires justifie une gestion comptable des plus transparentes,
-
que tout copropriétaire peut demander au juge de rectifier le mode de répartition des charges si celui-ci lui cause un préjudice propre ainsi que le calcul de celles-ci s'il est inexact ou devenu inexact par suite de modification apportées à l'immeuble5,
-
que les décisions éventuelles quant à des procédures judiciaires en recouvrement de créances à entamer contre certains copropriétaires doivent être prises en connaissance de cause,
la Commission considère que la présentation par le syndic d’un tableau de répartition des dépenses et charges par lot en ce compris des dépenses privatives et de l'état de la dette de chaque membre n’est pas en soi disproportionnée au regard de la LVP.


40.
L'assemblée générale de la copropriété concernée pourrait néanmoins se prononcer expressément pour demander une présentation des dépenses privatives globalisées (par ex., par copropriétaire ou lot, total eau+chauffage, etc.).


41.
La Commission estime cependant, lorsqu'il y a des locataires dans l'immeuble, que le syndic doit communiquer aux copropriétaires en plus du tableau précité, un extrait du tableau limité au lot concerné. En effet, chaque locataire doit pouvoir vérifier le décompte qui lui est présenté par son propriétaire sans néanmoins avoir accès aux données des comptes individuels des autres copropriétaires ou autres locataires.

29/04/2008

Un gérant très soucieux de ses copropriétaires

Le CRIOC ("Centre de Recherche et d'Information des Organisations de Consommateurs") centralise les arnaques connues sur le site www.arnaques.be . Un des membres de cette fondation d'utilité publique est Test-Achats.

Un des cas traités sont les commissions sécrètes d'un syndic. Ils en donnent la description, le décodage et un conseil.

Je cite de leur site:

Décodage:

"Abus de confiance? Immobilisme du fait du nombre de copropriétaires? Propriétaires trop crédules? Trop confiants? Désireux d'être déchargé des problèmes quotidiens? Sans doute un peu de tout çà.

Il est souvent tentant pour les intermédiaires de prélever au passage des "commissions" au détriment des consommateurs. " 

Conseil:

"Un contrôle régulier des comptes par des spécialistes prémunit contre ce genre de manipulations." 

Dans notre cas le Juge a décidé qu'un contrôle de la comptabilité de notre association par un spécialiste est nécessaire à partir de 1999 jusqu'en février 2007.

09:07 Écrit par Luc dans Trésorerie | Lien permanent | Commentaires (1) | Tags : syndic, comptabilite, travaux |  Facebook |

18/02/2008

Commissaire aux comptes: que doit-il faire?

Le commissaire aux comptes doit être impartial et pas impliqué dans des contestations. C'est logique, mais que doit-il faire exactement?

 En France c'est clair et net. L'ARC l'a détaillé sur la page suivante.  

En Belgique c'est vague. Les même principes sont applicables, mais on ne peut pas les imposer, vu que nos lois sont mois détaillées.

Dans nos statuts le contrôle annuel des comptes par le copropriétaire individuel est possible. Le syndic ne peut le refuser.

12/02/2008

Bilans firmes: consultables online gratuitement

Lu sur le forum immobilier de PIM:

"Depuis ce 4 février 08, la Banque Nationale de Belgique a rendu gratuite la consultation (format pdf) des comptes annuels (limité aux 5 dernières années)."

 Voir: BNB

La problématique des fournisseurs, au sein de notre ACP, aurait donné lieu à moins de dèsinformation si cette information gratuite aurait été disponible en 2004.

Voir aussi un texrte plus détaillé sur le Blog N

 

15/01/2007

Communication transparente impossible?

Assez souvent on dit que c'est impossible de communiquer correctement dans des grands complexes.

Les Venelles est un grand complexe, situé pas loin de chez nous, construit en deux phases et sensiblement du même volume et coût que les 11 bâtiments situé sur notre lotissement. L'ensemble est aussi géré par deux associations de copropriétés.

Un copropriétaire a mis pour Les Venelles un BLog convivial sur pied, lié à un forum.

On peut dire que la manière de communiquer, l'organisation des assemblées généraux, etc ... par les mandataires de cette ACP se distingue nettement de celle où je suis copropriétaire.

C'est un fait que les honoraires de leur syndic sont plus élevées que chez nous. Mais on voit dans les comptes que les autres frais sont nettement inférieur aux nôtres. Avec moins de coûts cachés, ... .

Cela mérite une réflection.

Cordialement,

Luc

(Message original posté le 18.08.2006 sur le BLog en Néerlandais)